„Zurzeit ist niemand erreichbar… piep.“ So oder so ähnlich klingt eine Kunden-Vergraul-Telefonansage. Gerade zur Weihnachtszeit haben Anrufer etwas Besseres verdient. Vor allem wenn ein Kundenservice tagelang nicht erreichbar ist, freuen sich die Anrufer über verbindliche und freundliche Informationen. Lesen Sie hier unsere Tipps für eine perfekte Telefonansage für Weihnachten und Neujahr.
1. Ein Rat vorweg: Für eine wirklich professionelle Telefonansage können Sie spezialisierte Dienstleister wie 1a-telefonansagen.de beauftragen. Dann können Sie sicher sein, dass die Ansage nicht nur Ihren Bedürfnissen entspricht, sondern im Idealfall auch den Anrufer mit einem Lächeln zurücklässt.
2. Der Ton(fall) macht die Musik. Oftmals entscheiden Nuancen darüber, wie eine Nachricht beim Empfänger ankommt. Eine extrem sachlich-nüchterne Ansage kann brüsk wirken – aber auch eine saloppe Ausdrucksweise kann Kunden abschrecken. Die perfekte Telefonansage ist eine Gratwanderung zwischen verschiedenen Möglichkeiten und muss stets die Kundenerwartung berücksichtigen.
3. Das A und O ist eine klare und deutliche Aussprache. Nuscheln, Haspeln und leises Sprechen sind der Tod jeder Telefonansage. Wer damit Probleme hat, sollte auf jeden Fall einen professionellen Service (siehe oben) bemühen. Dort arbeiten oft erfahrene und rhetorisch geschulte Synchronsprecher. Weniger entscheidend ist dagegen, ob es sich um eine männliche oder weibliche Stimme handelt.
4. Bei Witzen und anderen lustig gemeinten Bemerkungen ist Vorsicht angesagt. Nicht jeder Mensch hat den selben Humor, und manches gut Gemeinte kann sogar „nach hinten losgehen“.
5. Kompakte und vollständige Informationen bilden den Kern der Nachricht. Das betrifft vor allem die Termine rund um die Festtage. Der Anrufer hat in der Regel ein spezielles Anliegen und möchte wissen, wann unter der Telefonnummer wieder jemand zu erreichen ist.
6. In der Kürze liegt die Würze. Höchstens 30 Sekunden reichen, um alles Wichtige in einer Ansage unterzubringen und dabei sogar noch etwas Kreativität walten zu lassen. Muss der Anrufer noch länger auf die gewünschten Informationen warten, ist er eventuell genervt. Das muss unbedingt vermieden werden.
7. Es ist Weihnachten! Bei aller Wichtigkeit der Kerninformationen darf der Sprecher natürlich nicht vergessen, dass Weihnachten ein Fest der Freude ist. Ein Schuss Herzlichkeit ist daher absolut erlaubt und erwünscht. Spätestens an dieser Stelle wird deutlich, dass es nicht mit dem sachlichen, aber doch etwas drögen Ansagetext getan ist, der fast ein ganzes Jahr tauglich seinen Dienst versehen hat.
Das sind die entscheidenden 20 bis 30 Sekunden
Und so könnte sich eine perfekte Telefonansage zu Weihnachten und/oder Neujahr anhören: Nach einer ganz kurzen Einleitungsmelodie meldet sich eine freundliche Stimme, die den Anrufer im Namen des Unternehmens willkommen heißt. Es folgen kurze Informationen über telefonische Erreichbarkeiten und eventuelle Notfalldienste. Selbstverständlich schließt die Ansage mit netten Feiertagswünschen. Und schon ist der Anrufer nur noch halb so enttäuscht, niemanden erreicht zu haben.